All-in-one dataplatform voor de stad Brugge

Stad Brugge zocht een digitale partner om het toeristisch datamanagement-systeem van de stad (TDMS). Dankzij Cronos Public Services kwamen ze bij ons terecht voor een volledig te vernieuwen en te optimaliseren platform, een gebruiksvriendelijke tool voor alle gebruikers. TDMS is hét beheerplatform voor alle evenementen, slaapgelegenheden en toeristische partners die de stad te bieden heeft. Deze zogenaamde “fiches” worden beheerd in een centraal systeem, zodat de digitale toepassingen van VisitBruges één enkel punt heeft waar het alle informatie kan beheren en ophalen over deze toeristische trekpleisters van Brugge. 

Wanneer je voor een klant als de stad Brugge werkt, moet je altijd rekening houden met alle stakeholders. Elk stakeholder heeft zijn eigen requirements en zal de tool op een net iets andere manier gebruiken. Daarom was het voor Visit Bruges belangrijk om een applicatie te bouwen die rekening houdt met de noden, wensen én frustraties van elke betrokken partij. 

Hiervoor doorliepen we een exhaustief analysetraject waar de input van elk type gebruiker werd verzameld in een functioneel analysedocument. Op basis hiervan konden we een holistisch overzicht van noden en wensen oplijsten waar elke betrokken speler zich in kon vinden. 

• Een overzichtelijk systeem dat grote hoeveelheden data snel en efficiënt kan verwerken. 

• Een API voorzien waarmee de afgewerkte fiches naadloos doorstromen naar de verschillende toepassingen zoals de website of het CRM systeem. 

• Een op maat gemaakt versiebeheersysteem, waar elke wijziging wordt bijgehouden en je altijd kan terugkeren naar oudere versies. 

• Een snelle, logische zoekmachine waarmee beheerders snel tussen verschillende fiches navigeren. 

• Een gebruiksvriendelijk bevragingssysteem om de Brugse entrepreneur controle te geven over zijn ondernemingen. 

Met de functionele requirements vers in ons hoofd, gingen we aan de slag met de technische uitwerking. We doorliepen verscheidene brainstormsessies en workshops om uiteindelijk tot een krachtige architectuur te komen. 

We integreerden de API’s van de UiTdatabank en Toerisme Vlaanderen voor dit project. Dankzij deze integraties verschijnen de nieuwste evenementen en accommodaties van de Vlaamse overheid elke dag automatisch in het systeem, klaar voor de medewerkers van Visit Bruges om deze te verwerken en te publiceren op de website. 

Dankzij een naadloze integratie met de UiTdatabank, houden we onze fiches te allen tijde up-to-date. UiT levert alle informatie aan van evenementen en activiteiten die plaatsvinden in de West-Vlaamse hoofdstad. 

Op zoek naar een leuke, gezellige bed-and-breakfast in Brugge? Wij kennen ze ondertussen allemaal! Uit de API van Toerisme Vlaanderen halen we informatie over accommodaties, hotels, B&B’s … kortom elke slaapgelegenheid binnen Brugge. 

De belangrijkste taak van het TDMS is gegevens van alle toeristische ondernemingen binnen de stad up-to-date te houden. De gevalideerde data moet uiteraard ook doorvloeien naar de publieke afnemers. Daarom bouwde Codana een API waar de gloednieuwe website van VisitBruges onze belangrijkste afnemer is. Via de publieke API kunnen afnemers alle gepubliceerde gegevens terugvinden van de toeristische trekpleisters in Brugge. 

Wanneer je met zoveel data werkt, is een logisch opgebouwde en snelle zoekfunctie een must. Met Elastic Search configureerden wij voor de stad een pijlsnelle zoekfunctie, waar de beheerders snel en eenvoudig de gepubliceerde én de laatste versies van hun fiches kunnen raadplegen. Aan de hand van handige filters of slimme zoekwoorden kunnen beheerders een gewenste dataset samenstellen om zo de resultaten via deze weg te exporteren naar een Excel-file.  

Geen nood! Dankzij het allesomvattende versiebeheersysteem is dit voor de medewerkers van Brugge geen reden tot paniek meer. Elke wijziging binnen een fiche kan een medewerker makkelijk raadplegen en herstellen om zo dataverlies quasi tot nul te herleiden. Om het nog gebruiksvriendelijker te maken, stellen we hen in staat om twee versies met elkaar te vergelijken.  

Hiervoor bouwden we ook voor elke fiche een logische publicatieflow. Zo vloeit niet elke aanpassing blindelings naar de publieke API. Fiches worden daarom gevalideerd en goedgekeurd voordat ze klaar zijn voor publicatie. Allemaal zonder huidige publicaties op de publieke website van VisitBruges in het gedrang te brengen. 

Het TDMS is er niet enkel voor de medewerkers van de stad, maar ook voor alle enthousiaste organisatoren en ondernemers die Brugge tot een ware toeristische trekpleister maken. Ook zij kunnen via dit platform dankzij de bevragingen-functionaliteit input geven over de gepubliceerde data op VisitBruges. Een beheerder binnen het platform kan op regelmatige basis een bevraging opstarten om een entrepreneur de kans te geven zijn huidige fiches te updaten. 

Wanneer je kiest voor vernieuwing, mag je natuurlijk het oude niet zomaar tenietdoen. Daarom zorgde Codana voor een volledige migratie van al de bestaande content in het nieuwe systeem. Zo konden we een gestroomlijnde overgang garanderen naar het nieuwe TDMS.