Een efficiënt datamanagementsysteem voor toerisme

Een TDMS of Tourist Data Management System, is simpelweg een platform dat data uit verschillende bronnen ophaalt, intern al dan niet automatisch verwerkt en deze gegevens terug aanbiedt aan externe platformen.

Het TDMS dat we bouwden voor de stad Brugge werkt niet anders. Ruwe data wordt opgehaald bij eigenaars van die data. Het systeem gaat automatisch data ophalen bij organisatoren van events, Toerisme Vlaanderen, de horecasector en UiT-databank. Die ruwe data wordt vervormd en gecontroleerd. Alles wat relevant is, houden we bij en structureren we. Ruis filteren we eruit.
Gestructureerde data wordt gestuurd naar een afnemend platform. Denk bijvoorbeeld aan VisitBruges of Salesforce.
Of in’t kort: Data in, data wordt gestructureerd, data uit.

• Snellere en eenvoudige datamanagement.
• Beveiliging: Alle gegevens worden gecentraliseerd en datalekken worden vermeden. Dataflow wordt met argusogen in’t oog gehouden.
• Versterkt samenwerking binnen een organisatie. Dat blijkt ook uit onze samenwerking met Brugge. Wat enerzijds een moeilijk gegeven was, namelijk het samenbrengen van verschillende visies en partijen, werd net een sterkte: door de wederzijdse afhankelijkheid creëerde het systeem meer samenwerking.

• Kostenbesparing: door de automatisatie van veel taken, kan een TDMS helpen kosten te besparen.

• Door de data te analyseren kan er meer inzicht in klanten, markt en trends opgedaan worden.

De structuur, zowel technisch, als visueel, is en blijft het focuspunt in een TDMS. Uiteindelijk is het doel om data behapbaar en bruikbaar te krijgen voor de eindgebruiker. User-centricity ten top!

De data die binnenvloeit, wordt op verschillende manier aangepakt om tot een bruikbare vorm gekneed te worden. Ze wordt in eerste plaats opgeschoond: fouten, inconsistenties, duplicaten worden er uitgehaald en/of gerapporteerd. Vervolgens zorgt het systeem ervoor dat de data volledig genormaliseerd geraakt: zo kan ze makkelijker worden geanalyseerd en gecombineerd met andere gegevens.

Het oog wil natuurlijk ook wat. De mens is een visueel dier. Nadat data werd gestructureerd en gecentraliseerd, laat je best een UX’er los op het platform. Die houdt rekening met de gebruikerservaring en weet zich perfect in te leven in een gebruiker. Het gevolg? Gestructureerde data die visueel helder is gemaakt. Informatie haal je sneller uit een grafiek dan de dataset zelf.

Een toeristisch datamanagementsysteem kan een breed scala aan datasets genereren, afhankelijk van de specifieke doelstellingen en functies van het systeem en de afnemers van de data.

Zo kunnen de geaggregeerde gegevens van bijvoorbeeld handelaars gebruikt worden voor het voeden van externe websites: de toeristische website van de stad zelf, maar ook Google Maps, Facebook of andere afnemers.

Alle data blijft continu up-to-date. De controle is onnavolgbaar: zelfs op voorhand schedulen om aan de eigenaars van de data te vragen hun eigen data te verrijken of af te checken kan automatisch. Wijzigt een eigenaar data, dan gaat alles eerst door een approval-flow voordat de data ‘uit’ gaat.

Dataverlies is onmogelijk. Per ongeluk verschoven je vingers voor je er erg in had? Geen nood, versies worden automatisch bijgehouden. Nog beter: je kan versies met elkaar vergelijken.

Dankzij de visualisatie van de data kunnen de gebruikers grafieken en tabellen maken om hen te helpen om beslissingen te nemen op basis van de verzamelde gegevens. Simpelweg exportmogelijkheden naar Excel, PDF, CSV, maar ook de meer complexe koppelingen voor business intelligence, zoals naar PowerBI, Tableau, … zorgen ervoor dat de data makkelijk gedeeld en geanalyseerd kan worden.

Uiteraard moeten ook data platformen veilig en waterdicht zijn om te voorkomen dat onbevoegde gebruikers toegang krijgen tot de opgeslagen gegevens of dat de gegevens worden gewijzigd of verwijderd. 

De toegang tot de gegevens kan aan de hand van rol- en rechtenbeheer beperkt worden, met het oog op privacy. Encryptie wordt toegepast op de meest gevoelige data, zodat die enkel door diegene met de juiste sleutel terug geraadpleegd kan worden. 

Alle wijzigingen in de data worden bijgehouden, zodat onregelmatigheden kunnen opgespoord en aangepakt worden. Zo wordt de integriteit van de gegevens gewaarborgd.

Ook op de meer infrastructurele kant moet worden ingezet: firewalls, backups en monitoring zorgen ervoor dat er bij eventuele aanvallen kan gereageerd worden en in het slechtste geval een herstelprocedure gestart kan worden.